Notes de version

• Export Excel. Deux feuilles : « Visites », une ligne par visite avec arrivée, départ et motif, et « Journal », la chronologie complète des événements. De quoi répondre à un audit ou traiter une réclamation sans recopier quoi que ce soit.

  

• La chronologie, dans la seconde feuille. Chaque événement de la journée dans l'ordre où il est arrivé : une arrivée, un dépôt, une demande d'approbation, avec l'agent qui l'a traité. C'est la pièce à fournir quand on vous demande qui a fait quoi, et quand.

  

• Confirmation de l’hôte depuis l’email. La personne visitée répond d'un clic depuis son email, sans créer de compte ni ouvrir d'application. Si elle ne peut pas recevoir, elle laisse un motif que l'agent d'accueil lit aussitôt. La décision d'entrée reste à l'accueil : la réponse de l'hôte vient l'éclairer.

  

• Le motif remonte à l’accueil. Ce que l'hôte a écrit s'affiche sur la fiche du visiteur, avec l'heure de la réponse, sous les yeux de l'agent qui décide. Il sait pourquoi on lui répond non, et peut le dire au visiteur.

  

• Saisies plus sûres. Les numéros de téléphone et les adresses email sont vérifiés au moment de la saisie. Un registre consulté six mois plus tard reste exploitable.

• Le fil se remonte dans les deux sens. Depuis la fiche d'un visiteur, ouvrez une de ses visites ; depuis la visite, ouvrez la fiche de l'hôte ; depuis l'employé, parcourez les visites qu'il a accueillies. Le bouton retour revient d'un niveau, sans recharger.
• Compteurs de visites exacts. La fiche d'un visiteur et celle d'un employé affichent le nombre réel de visites effectuées et accueillies, calculé sur l'historique complet.
• Badge « Livraison ». Un dépôt de colis n'est pas un rendez-vous : dans les historiques, il porte désormais son propre badge, avec les photos du colis accessibles depuis la fiche.

• Un dépôt est un événement, pas une présence. Colis, courrier ou repas livré : l'événement est enregistré avec sa photo et son heure, le destinataire est prévenu, et rien ne reste « en attente de départ ». Les statistiques de fréquentation retrouvent leur sens.
• Clôture automatique en fin de journée. À l'heure choisie pour le site, les visites encore ouvertes sont fermées et marquées « Automatique » dans l'historique. On distingue toujours une sortie constatée d'une clôture technique.
• Vue par catégorie et photos zoomables. Le tableau des visiteurs se regroupe par catégorie de visite, chaque catégorie avec sa couleur. Toutes les photos, profil comme colis, s'agrandissent d'un clic depuis les fiches.

Voir la gestion des livraisons

• Un lien, un code, un appareil. Vous ajoutez une tablette depuis les réglages et obtenez un lien accompagné d'un code à six chiffres, affichés une seule fois. La tablette qui saisit le bon code devient la borne de ce point d'accès.
• Un état visible pour chaque tablette. La liste des appareils indique où en est chacun : appairée, en attente, verrouillée après trois codes erronés, ou code à régénérer. On sait d'un coup d'œil quelle borne est prête.
• Régénérer, à tout moment. Une tablette perdue, remplacée ou simplement verrouillée se remet en service en régénérant son lien et son code depuis les réglages. C'est aussi la manière de reprendre la main sur un lien qui aurait circulé.

• Le QR d’un rendez-vous ouvre la fiche. Le visiteur attendu présente le QR reçu par email : la borne le lit et l'agent d'accueil voit sa fiche apparaître, déjà remplie, prête à être validée.
• Un visiteur déjà venu se retrouve à son numéro. Quand une personne est déjà passée et a laissé son numéro de téléphone, elle le saisit et retrouve ses informations plutôt que de tout redonner. Elle reste libre de les corriger.
• La recherche d’un hôte reste discrète. Le visiteur cherche la personne qu'il vient voir et ne voit que le résultat qui correspond à sa recherche. L'annuaire des employés ne se parcourt pas depuis la borne.

• Un visiteur est à l’accueil et vous demande. Le message part quand un visiteur s'enregistre. Deux boutons, « Oui, je peux le/la recevoir » et « Non, je ne peux pas », et la réponse arrive aussitôt sur l'écran de l'agent d'accueil.

  

• Votre visiteur est arrivé. Une fois l'entrée constatée par l'agent, l'employé reçoit la confirmation, avec l'heure et le point d'accueil. C'est le signal pour descendre.

  

• Un dépôt vous attend. Colis, courrier ou repas : le destinataire est prévenu avec la photo du dépôt, son heure et le nom de la personne qui l'a déposé. Aucune action ne lui est demandée, il passe quand il veut.

  

• Visite programmée. Quand une visite est planifiée à l'avance, l'hôte reçoit le récapitulatif : qui vient, quand, et pour quel objet. Plusieurs visiteurs pour un même rendez-vous tiennent dans un seul message.

  

• Il manque une information. Quand un employé annonce une visite par email et qu'un élément manque, la réponse lui revient dans le même fil de discussion, en texte simple, avec la liste de ce qui reste à préciser.

  

• Mise en service. Au démarrage, chaque employé reçoit un mode d'emploi tenant en un écran : comment annoncer un visiteur, et à quelle adresse écrire. C'est la seule chose que vos équipes ont à retenir.

  

• Et un message pour le visiteur. Le visiteur attendu reçoit sa convocation avec la date, l'heure, l'adresse et un QR code à présenter en arrivant. Il n'a rien à installer.

  

• Des filtres groupés par famille. Visites, accès par QR, sécurité : les types d'événements sont rangés par famille, et la liste reprend exactement ce que le journal enregistre, y compris les passages en borne et les annulations.
• Une date sur le tableau de l’accueil. Le tableau s'ouvre sur aujourd'hui et se déplace au jour voulu depuis le sélecteur, placé à côté du titre.
• Un vocabulaire commun. Le journal, la liste des visiteurs et l'export nomment désormais les mêmes choses de la même façon. Ce que vous filtrez à l'écran est ce que vous retrouvez dans le fichier.

• L’affiche se compose toute seule. Le téléchargement du QR produit une affiche : le code, le logo de votre société, celui d'entrer.ma et la phrase qui explique au visiteur ce qu'il doit faire. Il n'y a plus qu'à imprimer.
• Les employés ont un visage. La photo d'un employé apparaît sur sa fiche et partout où son nom est cité, ce qui aide l'agent d'accueil à orienter un visiteur.
• Un bandeau d’annonces à l’accueil. Départ d'un collaborateur, mise en liste noire, arrivée d'un client important : l'information s'affiche dans un bandeau au-dessus du tableau, avec la photo de la personne concernée, et se met à jour en direct.