Ce qui change dans entrer.ma, lot par lot. Nous publions aussi les décisions de conception, y compris celles qui reviennent sur un choix précédent.
Chaque type de visite a son formulaire
Un livreur, un candidat et un client ne donnent pas les mêmes informations. Les catégories de visite décident désormais des champs demandés, de la couleur de la carte et du besoin de validation.
Catégories
Formulaires
Réglages
Des catégories que vous définissez. Rendez-vous, livraison de colis, dépôt de courrier, réclamation : vous gérez la liste depuis les réglages, avec pour chacune son libellé, sa couleur et son icône.
La catégorie décide du formulaire. Chaque catégorie porte ses champs obligatoires et facultatifs. Un dépôt de courrier ne demande pas de motif de visite, un rendez-vous demande la personne visitée.
L’adresse de réception se change. L'office manager choisit l'adresse à laquelle vos employés annoncent leurs visiteurs, depuis les réglages, sans passer par nous.
Vos modèles d’email, modifiables
Le texte des messages envoyés à vos employés et à vos visiteurs se modifie depuis les réglages, avec un aperçu en direct. Et seules les adresses de vos employés déclenchent une visite.
Emails
Réglages
Sécurité
Un éditeur avec aperçu. Vous modifiez l'objet et le corps de chaque message, insérez les informations de la visite là où vous les voulez, et voyez le rendu final à côté pendant que vous écrivez.
Seuls vos employés annoncent des visites. Une visite ne se crée qu'à partir de l'adresse d'un employé enregistré. Un expéditeur inconnu reçoit une réponse le lui indiquant, et le registre reste propre.
Le visiteur peut ajouter sa photo. Le message de convocation propose au visiteur d'ajouter sa photo avant de venir, ce qui permet à l'agent d'accueil de le reconnaître à son arrivée.
Une alerte quand une personne en liste noire se présente
Si quelqu'un placé en liste noire s'enregistre, l'agent d'accueil le voit et l'entend immédiatement. Le bandeau reste affiché le temps que vous décidez.
Sécurité
Liste noire
Accueil
La liste noire, avec le motif de chaque signalement. Une correspondance à l’enregistrement déclenche le bandeau d’alerte.
Un bandeau, et un son. Le bandeau d'alerte s'affiche en haut de l'écran de l'accueil, accompagné d'un signal sonore. L'agent est prévenu même s'il regarde ailleurs.
Une durée que vous choisissez. L'alerte reste visible le temps que vous avez fixé pour le site, environ une journée par défaut, puis s'efface d'elle-même.
Le motif reste attaché. Le signalement porte son motif, écrit au moment de la mise en liste noire, et l'agent le lit dans le bandeau.
Chaque rôle voit ce qui le concerne
Office manager et agent d'accueil n'ont ni les mêmes écrans ni les mêmes actions. Les permissions s'appliquent désormais partout, et un tableau récapitule qui peut quoi.
Rôles
Permissions
Réglages
Les écrans suivent le rôle. Un agent d'accueil ouvre le tableau du jour, le journal et les fiches ; l'office manager y ajoute les réglages, les employés, les zones et la facturation de son site.
Un tableau des permissions. Les réglages affichent la matrice complète : chaque rôle en colonne, chaque action en ligne. Vous savez avant d'inviter quelqu'un ce qu'il pourra faire.
Un changement de rôle prend effet tout de suite. Modifier le rôle d'une personne se répercute immédiatement sur ce qu'elle voit, sans qu'elle ait à se reconnecter.
Le visiteur s’enregistre lui-même, l’accueil valide
Un QR affiché au comptoir ouvre un formulaire sur le téléphone du visiteur. Sa demande apparaît en direct sur l'écran de l'agent, qui l'accepte ou la refuse.
QR
Accueil
Visiteurs
Ce que voit le visiteur après avoir scanné le QR affiché au comptoir, sur son propre téléphone.
Rien à installer pour le visiteur. Le QR ouvre une page web sur son téléphone. Il renseigne son nom, sa société, la personne qu'il vient voir, et peut ajouter sa photo.
La demande arrive en direct à l’accueil. Un plateau se remplit sur l'écran de l'agent au fur et à mesure des scans. Chaque demande s'accepte ou se refuse d'un geste, et le visiteur voit la réponse sur son téléphone.
Une fenêtre d’accès pour les moments de rush. Quand les arrivées s'enchaînent, l'agent ouvre une fenêtre pendant laquelle les enregistrements sont acceptés d'office. Elle se referme seule à l'heure prévue.
Votre logo sur le parcours. Le logo de votre société se dépose depuis les réglages et accompagne le visiteur sur tout le parcours d'enregistrement.
Un annuaire des sociétés qui vous rendent visite
Les sociétés visiteuses se rassemblent dans un annuaire, avec leur logo. La saisie propose les noms déjà connus au lieu de les faire retaper.
Visiteurs
Sociétés
Accueil
L’annuaire rassemble les visiteurs par société. Le logo est repris automatiquement quand le domaine est connu.
La saisie propose ce qu’elle connaît. En tapant les premières lettres d'une société déjà venue, l'agent la retrouve. Fini les trois orthographes pour la même entreprise dans le registre.
Le logo suit la société. Une fois le logo d'une société connu, il apparaît sur ses visiteurs, dans les listes et sur les fiches.
Un compteur par société. L'annuaire indique combien de fois chaque société est venue, ce qui donne une idée immédiate de vos flux habituels.
La même barre de recherche et de tri, sur tous les écrans
Visiteurs, employés, journal, liste noire : tous les tableaux partagent désormais la même barre, avec recherche, filtres et tri au même endroit.
Navigation
Recherche
Interface
La même barre revient sur chaque liste, à la même place, avec les mêmes gestes.
Un seul geste à apprendre. La recherche, les filtres et le tri sont au même endroit sur chaque écran. Ce que l'agent apprend sur la liste des visiteurs lui sert partout ailleurs.
Un filtre par plage de dates. Les listes qui portent des dates se filtrent sur une période, choisie dans un calendrier plutôt que tapée à la main.
Des icônes cohérentes. Chaque section porte la même icône dans le menu latéral et en tête de sa page, ce qui aide à savoir où l'on est.
Le journal se lit comme une frise, jour par jour
Les événements se regroupent par journée, dans l'ordre où ils sont arrivés. Et la personne visitée se cherche au lieu de se dérouler dans une longue liste.
Journal
Visiteurs
Interface
Une frise par journée. Chaque jour forme un bloc, chaque événement porte son heure et son icône. On suit la journée d'un accueil en la parcourant du regard.
La personne visitée se cherche. Le champ « personne visitée » propose les employés au fur et à mesure de la frappe, ce qui reste praticable avec plusieurs centaines de collaborateurs.
La photo du visiteur, avec son accord. Le visiteur peut associer une photo à sa fiche, et il lui est demandé de la confirmer ou de la remplacer. La mention d'information au titre de la loi 09-08 accompagne la demande.