DisponibleSite de Microsoft Outlook
Outlook et Microsoft 365
Ajouter l'adresse de réception de votre site aux participants d'une réunion Outlook suffit à annoncer la visite à l'accueil. Sans connecteur à installer, sans administrateur Microsoft 365.
En bref
Ajoutez l’adresse de réception de votre site aux participants de votre réunion Outlook. La visite est annoncée à l’accueil avec le nom du visiteur, son entreprise, l’heure et la personne qui le reçoit. Aucun connecteur, aucun droit administrateur.
Ce que ça fait
Une invitation Outlook contient déjà tout ce dont l’accueil a besoin : l’organisateur, les participants, l’objet et l’horaire. entrer.ma en déduit la visite, sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit.
L’organisateur devient l’hôte. Les participants dont l’adresse relève de vos domaines internes sont écartés, ce sont des collègues. Les autres deviennent les visiteurs attendus.
Comment l’activer
- Récupérez l’adresse de réception de votre site, de la forme
votre-site@entrer.ma. - Déclarez vos domaines internes dans les réglages de votre espace.
- Créez votre réunion dans Outlook, avec vos invités externes.
- Ajoutez l’adresse de réception dans le champ À ou Participants facultatifs. Le champ facultatif convient parfaitement, et évite de faire croire à vos invités qu’un participant supplémentaire assistera à la réunion.
- Envoyez l’invitation.
Astuce pour les assistants de direction
Si vous organisez des réunions au nom d’un dirigeant, c’est le champ organisateur qui détermine l’hôte. Une invitation envoyée depuis la boîte du dirigeant rattachera la visite à celui-ci, ce qui est généralement le comportement attendu à l’accueil.
Le cas des salles de réunion
Beaucoup d’entreprises réservent une salle en l’ajoutant comme ressource à l’invitation. Cette ressource porte souvent une adresse de votre domaine interne : elle est donc écartée, et n’est jamais comptée comme un visiteur.
Si vos salles utilisent un domaine différent de celui de vos collaborateurs, pensez à le déclarer parmi vos domaines internes. À défaut, la salle apparaîtrait comme un visiteur attendu, ce qui est le petit défaut de configuration le plus fréquent.
Le périmètre de l’intégration
L’intégration fonctionne par invitation, ce qui en fait sa simplicité de déploiement :
- Vous choisissez ce qui devient visible à l’accueil, réunion par réunion, en ajoutant l’adresse de réception aux participants.
- Aucun accès au tenant Microsoft 365 n’est demandé, ce qui permet de commencer sans passer par un consentement administrateur.
- Chaque collaborateur peut l’utiliser dès aujourd’hui, indépendamment de ses collègues.
La même mécanique fonctionne depuis Google Agenda. Pour comprendre ce que l’accueil en fait ensuite, voir gestion des visiteurs.
Questions fréquentes
Faut-il un administrateur Microsoft 365 pour activer l’intégration ?
Non. Aucun connecteur à déployer, aucun consentement administrateur à donner sur le tenant. Chaque collaborateur peut ajouter l'adresse de réception à ses propres invitations, sans passer par la DSI.
Cela fonctionne-t-il avec Outlook sur le web et sur mobile ?
Oui. L'intégration repose sur l'invitation envoyée, pas sur le client utilisé. Outlook pour Windows, pour Mac, la version web et les applications mobiles produisent la même invitation standard.
Les invitations en série ou récurrentes sont-elles gérées ?
Une invitation récurrente produit une occurrence à chaque échéance. Pour un prestataire qui intervient chaque semaine, cela crée une visite attendue par occurrence, ce qui est généralement le comportement souhaité.