Modèle de registre des visiteurs à télécharger
Un classeur prêt à l'emploi, limité aux champs que la finalité de sécurité justifie, avec l'article de la loi 09-08 qui fonde chaque choix. Une feuille pour le registre, une seconde pour la mention d'information à afficher à l'accueil.
En bref
Un registre des visiteurs Excel gratuit, limité aux colonnes que la CNIL décrit pour l’accès aux locaux : identité, société, personne visitée, date et heures d’arrivée et de départ. La loi 09-08 exige des données « adéquates, pertinentes et non excessives » (article 3) : le numéro de CIN est volontairement écarté, son traitement relevant d’une autorisation préalable de la CNDP et non d’une simple déclaration. La mention d’information à afficher à l’accueil occupe la seconde feuille du classeur.
Cadre de référence
Ce modèle s’appuie sur la loi marocaine n° 09-08 et les formalités CNDP. Pour les repères chiffrés que le texte marocain laisse ouverts (durée de conservation, sécurité d’accès au fichier), il cite les recommandations de la CNIL, l’autorité française : ce sont les références que les donneurs d’ordre européens utilisent lors de leurs audits.
Télécharger le modèle
Télécharger le modèle de registre des visiteurs (Excel, .xlsx)
Le classeur contient deux feuilles : Registre, avec 250 lignes déjà formatées, l’en-tête figé et les filtres activés ; et Mention d’information, avec le texte à afficher à l’accueil et les règles de tenue. Il s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets, et s’imprime tel quel si vous préférez tenir le registre à la main. Aucune inscription n’est demandée.
Si vous l’imprimez
Tenez la feuille hors de vue des visiteurs, derrière le comptoir. Un registre papier posé face au public laisse chaque arrivant lire les données du précédent : c’est le manquement le plus facile à constater lors d’un contrôle.
Les champs retenus, et pourquoi
Le modèle est volontairement court, et ce choix a un fondement textuel exact : l’article 3 de la loi 09-08 impose que les données soient « adéquates, pertinentes et non excessives, au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées ». La finalité d’un registre d’accueil, c’est la sécurité des personnes et des biens, rien d’autre. La CNIL décrit d’ailleurs les données d’un dispositif d’accès pour les visiteurs en trois catégories exactement : l’identité (nom, prénom), l’information professionnelle (société et nom du salarié visité), et les date et horaires d’entrée et de sortie.
| Colonne | Ce qu’elle sert |
|---|---|
| Date | Situer la visite ; permet la purge par période |
| Nom et prénom | Identifier la personne présente en cas d’incident |
| Société | Rattacher la visite à un fournisseur, un client ou un prestataire |
| Personne visitée | Savoir qui, en interne, répond de la présence du visiteur |
| Heure d’arrivée | Établir la présence sur site |
| Heure de départ | Savoir qui reste, la colonne la plus souvent laissée vide |
| Badge remis | Vérifier la restitution en fin de visite |
Quatre champs ont été délibérément écartés : le numéro de CIN (il change le régime de formalité, voir ci-dessous), le motif détaillé (un motif comme « consultation médicale » en dit plus que la sécurité n’en demande), le commentaire libre (personne ne contrôle ce qui s’y écrit) et la signature. Le guide registre des visiteurs détaille le raisonnement champ par champ.
Le piège du numéro de CIN
La page Formalités de la CNDP distingue deux régimes. La déclaration ordinaire (formulaire F211) donne lieu à un récépissé sous 24 heures. L’autorisation préalable (formulaire F112) suppose une instruction de deux mois, prolongeable une fois, et le traitement du numéro de carte d’identité nationale figure précisément parmi les traitements qui y sont soumis.
Une colonne de plus, un régime de plus
Ajouter « N° de CIN » à un registre d’accueil transforme une formalité expédiée en 24 heures en une procédure d’autorisation de deux mois, renouvelable une fois. Et mettre en œuvre le fichier sans la déclaration ou l’autorisation exigée par l’article 12 est puni d’une amende de 10 000 à 100 000 dirhams (article 52 de la loi 09-08).
Ce modèle reste donc dans le périmètre de la déclaration ordinaire. Pour savoir quel formulaire déposer et comment décrire le traitement, suivez le guide de la déclaration CNDP.
La mention d’information à afficher
L’article 5 de la loi 09-08 exige que toute personne sollicitée soit « préalablement informée de manière expresse, précise et non équivoque » de l’identité du responsable du traitement, des finalités, des destinataires, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, de ses droits d’accès et de rectification, et des caractéristiques du récépissé de la déclaration CNDP. La référence de déclaration qui clôt la mention ci-dessous fait donc légalement partie de l’information due au visiteur.
Modèle de mention à recopier
« Les informations recueillies sur ce registre sont enregistrées par votre raison sociale aux fins d’assurer la sécurité des personnes et des biens et de tracer les accès au site. Leur communication conditionne l’accès au site. Elles sont destinées au personnel d’accueil et au responsable de la sécurité, et conservées pendant la durée que vous avez fixée. Conformément à la loi n° 09-08, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification des données vous concernant, que vous pouvez exercer auprès de l’adresse de contact de votre entreprise. Traitement déclaré à la CNDP sous la référence figurant sur votre récépissé. »
Les passages en italique sont à remplacer par vos propres informations. Si vous n’avez pas encore de référence de déclaration, c’est le premier chantier : guide de la déclaration CNDP.
Pour la durée de conservation, si aucun texte propre à votre site n’impose autre chose, retenez le repère de la CNIL : les données de journalisation des accès « devraient être supprimées 3 mois après leur enregistrement ». Écrivez « trois mois » dans la mention et tenez-vous-y. Son exemple officiel de mention pour l’accès aux locaux recommande par ailleurs une information à deux niveaux : un panneau affiché au point d’accès, complété par une notice détaillée remise avec le badge.
L’adresse de contact de la mention doit répondre réellement : refuser à une personne l’exercice de ses droits d’accès ou de rectification est puni de 20 000 à 200 000 dirhams par infraction (article 53 de la loi 09-08).
Le tenir correctement : trois disciplines
- Informer avant de collecter. Le panneau se place à hauteur de lecture, à côté du registre, avant que le visiteur n’écrive quoi que ce soit : l’article 5 exige une information préalable, pas une affiche découverte en sortant.
- Restreindre l’accès au fichier. La CNIL exige que l’accès au dispositif soit limité aux seules personnes habilitées, avec identifiant et mot de passe « de préférence renforcé par une authentification multifacteur ». Pour un tableur : mot de passe sur le fichier, ouverture réservée à l’accueil et au responsable sécurité, jamais un poste partagé resté ouvert.
- Purger à l’échéance. L’article 3 de la loi 09-08 interdit de conserver les données au-delà de la durée nécessaire à la finalité. Organisez le classeur par période (un onglet par trimestre, ou un fichier par période) : purger revient alors à supprimer un bloc entier, sans tri ligne à ligne.
Deux gestes complètent ces disciplines : une ligne par visite (un visiteur qui revient trois fois occupe trois lignes) et l’heure de départ saisie au moment du départ, pas le lendemain de mémoire. C’est cette colonne qui rend le registre utile en cas d’évacuation.
Dernier piège, celui de l’usage : la finalité déclarée borne ce que le registre a le droit de servir. La CNIL précise qu’un dispositif d’accès ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux, et la loi 09-08 punit le traitement de données à des fins autres que celles déclarées de 3 mois à 1 an d’emprisonnement et/ou 20 000 à 200 000 dirhams (article 54). Un registre d’accueil n’est ni un outil de pointage ni un rapport d’activité commerciale.
Les limites d’un registre en tableur
Ce modèle est un point de départ honnête. Trois limites du tableur apparaissent dès que le volume augmente :
- Les sorties restent fausses. Personne ne repasse à l’accueil pour signaler son départ, et rien ne clôture les visites en fin de journée.
- Les consultations restent invisibles. Vous ignorez qui a ouvert le fichier et quand, alors que la traçabilité des accès aux données fait partie des mesures de sécurité attendues.
- La purge repose sur la mémoire. Une durée de conservation qu’il faut penser à appliquer soi-même finit rarement appliquée, et l’article 3 exige pourtant qu’elle le soit.
C’est exactement ce qu’un logiciel de gestion des visiteurs prend en charge : clôture automatique des visites en fin de journée, journal des consultations, et purge appliquée sans y penser.
Sources
- Texte intégral de la loi n° 09-08 (BO n° 5714 du 5 mars 2009), version française officielle publiée par la CNDPCNDP
- Formalités préalables CNDP : déclaration vs autorisation, formulaires F211/F112, délaisCNDP
- L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail : données visiteurs, durées, sécuritéCNIL
- Exemple officiel de mention d’information pour l’accès à des locaux professionnelsCNIL
Questions fréquentes
Ce modèle de registre des visiteurs est-il gratuit ?
Oui, le fichier se télécharge librement, sans inscription ni adresse e-mail à fournir. C'est un classeur Excel (.xlsx) qui s'ouvre aussi dans LibreOffice et Google Sheets, avec une feuille pour le registre et une seconde pour la mention d'information à afficher à l'accueil.
Comment créer un registre des visiteurs sur Excel ?
Créez un classeur avec une ligne par visite et des colonnes limitées à ce que la sécurité justifie : nom et prénom, société, personne visitée, date, heures d'arrivée et de départ. Ce sont exactement les catégories que la CNIL décrit pour les dispositifs d'accès aux locaux, et l'article 3 de la loi 09-08 impose que les données restent « adéquates, pertinentes et non excessives ». Protégez ensuite le fichier par mot de passe et réservez son ouverture aux personnes habilitées.
Le registre des visiteurs est-il obligatoire ?
Aucun des textes cités par cette page n'impose un registre des visiteurs à toute entreprise. En revanche, dès que vous en tenez un, il constitue un traitement de données personnelles : la loi 09-08 exige alors une déclaration préalable à la CNDP (article 12), et son article 52 punit l'absence de formalité d'une amende de 10 000 à 100 000 dirhams. Ce n'est donc pas le registre qui est obligatoire, ce sont les formalités qui le deviennent dès qu'il existe.
Puis-je ajouter une colonne « numéro de CIN » ?
C'est le champ qui change le régime juridique du registre. La CNDP classe le traitement du numéro de carte d'identité nationale parmi ceux soumis à autorisation préalable (formulaire F112, deux mois d'instruction prolongeables une fois), alors qu'un registre sans CIN relève de la déclaration ordinaire, dont le récépissé est délivré sous 24 heures. Ne l'ajoutez que si une exigence documentée propre à votre site l'impose, et déposez alors la demande d'autorisation avant de commencer à collecter.
Combien de temps conserver un registre des visiteurs ?
La loi 09-08 fixe le principe : les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité (article 3). Pour le chiffre, le repère le plus solide vient de la CNIL, l'autorité française, qui recommande de supprimer les données de journalisation des accès trois mois après leur enregistrement. Fixez une durée courte, écrivez-la dans votre mention d'information et purgez à l'échéance.
Le modèle existe-t-il en version Word ou PDF ?
Le fichier est un classeur qui s'ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets, et il s'imprime tel quel si vous tenez le registre à la main : la feuille imprimée remplace un PDF. Pour une version Word, copiez le tableau de la feuille Registre et collez-le dans votre document, la mise en forme suit. Le tableur reste préférable au quotidien : filtres, tri par date et purge par période y sont immédiats.