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Google Agenda
Vous invitez déjà vos visiteurs par agenda. Ajoutez l'adresse de réception de votre site comme participant, et l'accueil sait qui vient, quand, et pour voir qui. Aucun outil supplémentaire à ouvrir.
En bref
Ajoutez l’adresse de réception de votre site (par exemple siege.casablanca@entrer.ma) comme invité de votre réunion Google Agenda. La visite apparaît à l’accueil avec le nom du visiteur, son entreprise, l’heure prévue et la personne qui le reçoit.
Ce que ça fait
Le problème que ça règle est banal et coûteux : la personne qui reçoit sait qu’un visiteur vient, l’accueil ne le sait pas. Le visiteur arrive, l’agent cherche qui il vient voir, appelle, tombe sur une messagerie.
En ajoutant l’adresse de réception à l’invitation que vous envoyez de toute façon, la visite est annoncée sans que personne n’ait rien saisi deux fois.
| Sans l’intégration | Avec l’intégration |
|---|---|
| L’accueil découvre le visiteur quand il se présente | La visite est attendue, affichée à l’heure prévue |
| L’agent cherche qui reçoit | L’hôte est déjà rattaché à la visite |
| Le nom est épelé au comptoir | Le nom vient de l’invitation, sans faute |
| Rien n’est tracé avant l’arrivée | La visite existe dans le registre dès l’invitation |
Comment l’activer
- Récupérez l’adresse de réception de votre site. Elle est visible dans les réglages de votre espace entrer.ma, sous la forme
votre-site@entrer.ma. - Déclarez vos domaines internes. Ce sont eux qui permettent de distinguer un collègue d’un visiteur.
- Créez votre réunion dans Google Agenda comme d’habitude, avec vos invités externes.
- Ajoutez l’adresse de réception comme invité supplémentaire. C’est la seule habitude à prendre.
- Envoyez. La visite apparaît côté accueil.
Pourquoi ce choix plutôt qu’une connexion OAuth
Se connecter à votre espace Google supposerait de lire l’ensemble de vos agendas, y compris des réunions qui ne concernent pas l’accueil. Passer par l’invitation inverse la logique : nous ne voyons que ce que vous avez explicitement partagé, réunion par réunion. Moins intrusif, et beaucoup plus simple à justifier dans une déclaration à la CNDP.
Ce qui est lu dans l’invitation
| Champ de l’invitation | Ce qu’il devient |
|---|---|
| Organisateur | L’hôte, la personne visitée |
| Participants externes | Les visiteurs attendus |
| Participants sur vos domaines internes | Ignorés, ce sont des collègues |
| Date et heure de début | L’heure prévue de la visite |
| Objet de la réunion | L’objet de la visite |
Le reste de l’invitation n’est pas exploité. La description, les pièces jointes et le lien de visioconférence ne servent pas à l’accueil et ne sont pas repris dans le registre, ce qui évite d’y faire entrer des informations qui n’ont rien à y faire.
Le périmètre de l’intégration
L’intégration s’active invitation par invitation, et c’est ce qui en fait la force. Trois conséquences pratiques :
- Vous gardez la main sur ce qui est partagé. Une réunion devient visible à l’accueil parce que vous y avez ajouté l’adresse de réception, jamais autrement.
- Chaque collaborateur décide pour lui-même. Aucun accès global aux agendas de l’équipe n’est requis, ce qui rend le déploiement immédiat et sans arbitrage de la DSI.
- Le sens de circulation est clair. L’information va de votre agenda vers l’accueil, ce qui suffit à ce que le visiteur soit attendu.
La même mécanique fonctionne depuis Outlook et Microsoft 365, et depuis Zoom lorsque la réunion génère une invitation d’agenda.
Questions fréquentes
Faut-il installer un module Google Workspace ?
Non. Aucun module complémentaire, aucune autorisation OAuth à accorder sur votre espace Google. L'intégration repose sur l'invitation elle-même : vous ajoutez l'adresse de réception de votre site comme participant, et l'invitation fait le reste.
Que se passe-t-il si je modifie ou j’annule la réunion ?
Les mises à jour et annulations d'invitation sont envoyées aux participants, adresse de réception comprise. Le changement d'horaire ou l'annulation remonte donc par le même chemin que l'invitation initiale.
Est-ce que mes collègues internes sont enregistrés comme visiteurs ?
Non. Les participants dont l'adresse appartient à l'un des domaines déclarés comme internes à votre entreprise sont écartés, tout comme l'organisateur de la réunion, qui est identifié comme l'hôte. Seuls les participants externes deviennent des visiteurs attendus.
Un visiteur avec une adresse Gmail est-il bien reconnu ?
Oui. Les fournisseurs de messagerie grand public sont traités comme des adresses externes même si l'un d'eux figure dans vos domaines autorisés, précisément pour qu'un visiteur sur Gmail ou Outlook.com ne soit jamais écarté par erreur.