Logiciel de gestion des visiteurs
entrer.ma remplace le cahier d’accueil par un registre qui se tient tout seul : le visiteur s’enregistre, la personne visitée est prévenue, et la preuve exigée en audit s’exporte en quelques secondes. Cette page déroule une visite réelle, écran par écran.
En bref
entrer.ma est un logiciel de gestion des visiteurs conçu pour les entreprises marocaines. Le visiteur s’enregistre en scannant un QR code ou sur une tablette à l’accueil, la personne visitée est prévenue aussitôt, et chaque entrée comme chaque sortie alimente un registre conforme à la loi 09-08. La mise en place tient dans une journée, sans application à installer côté visiteur.
Le problème que ça règle
Dans la plupart des entreprises, l’accueil fonctionne à peu près, jusqu’au jour où on lui demande quelque chose. Trois situations révèlent la faiblesse du cahier papier, et ce sont exactement celles où l’erreur coûte cher :
| Situation | Ce que dit le cahier | Ce que dit le registre numérique |
|---|---|---|
| Une évacuation | Quarante visiteurs présents, parce que personne ne note jamais les départs. | La liste exacte des personnes encore sur site, point d’accès par point d’accès. |
| Un audit client | Des pages raturées, lisibles par tous les visiteurs qui les ont eues sous les yeux. | Un journal horodaté, exportable en Excel, où chaque visite a un début et une fin. |
| Une demande de droit d’accès | Six mois de pages à feuilleter à la main. | L’historique complet d’une personne, extrait en quelques secondes. |
Le principe d’entrer.ma tient en une phrase : l’employé n’a rien de nouveau à apprendre, le visiteur n’a rien à télécharger, et toute l’intelligence reste à la réception. La suite de cette page suit une visite du début à la fin, écran par écran.
Étape 1 : un QR code à chaque point d’accès
Tout commence par la description du site : ses zones (accueil, bureaux, production, entrepôt), ses points d’accès et leurs horaires. Chaque point d’accès reçoit son propre QR code, à imprimer et à afficher à l’entrée concernée. Ce détail compte : un visiteur qui scanne au portail parking est enregistré au portail parking, celui qui scanne à l’accueil principal est enregistré à l’accueil principal. En cas d’évacuation ou d’audit, savoir par où les personnes sont entrées vaut autant que savoir quand. Et comme chaque point d’accès porte ses horaires, une entrée en dehors des heures prévues se repère d’un coup d’œil.
Un site, piloté finement
entrer.ma pilote un site à la fois, avec ses zones, ses points d’accès, ses catégories de visite et ses règles propres. C’est ce qui permet à l’accueil de refléter l’organisation réelle du lieu plutôt qu’un paramétrage moyen, et de rester simple à tenir pour l’agent qui s’en sert toute la journée.
Étape 2 : l’écran de l’agent d’accueil
Le visiteur scanne, saisit son nom, sa société et la personne qu’il vient voir dans son navigateur, et apparaît aussitôt sur l’écran de l’accueil. L’agent voit sa journée d’un coup d’œil : qui est attendu, qui est arrivé, qui est reparti. La recherche répond à la question qu’on lui pose vingt fois par jour, « M. Alaoui est-il encore là ? », en une seconde au lieu d’un cahier à feuilleter. Ce même écran sert de liste d’évacuation : les visites encore ouvertes sont, par définition, les personnes à chercher au point de rassemblement.
Étape 3 : la fiche visiteur, tout au même endroit
Un clic sur une carte ouvre la fiche complète : l’hôte, la date, la salle réservée, le motif, le téléphone, l’heure d’arrivée et le compteur total de visites. Ce compteur change l’accueil au quotidien : un visiteur venu douze fois est accueilli comme un habitué, pas traité comme un inconnu. Les gestes du quotidien sont sur la fiche même : enregistrer le départ en une action, ou joindre l’hôte sur WhatsApp quand le visiteur patiente.
Étape 4 : l’hôte est prévenu, et il répond
Dès l’enregistrement, la personne visitée reçoit un email avec deux boutons : « Oui, je peux le/la recevoir » ou « Non ». Elle répond d’un clic, sans ouvrir de nouvel outil ni créer de compte. Le point décisif tient dans l’encart affiché sous les boutons : la réponse de l’hôte éclaire l’accueil, qui garde la décision d’entrée. Si l’hôte est en réunion et tarde à répondre, l’agent garde la main et décide, parce que c’est lui qui a le visiteur en face. C’est le principe fondateur du produit : l’intelligence reste à la réception.
Étape 5 : tout finit au journal, et s’exporte
Chaque événement de la journée se dépose dans un journal horodaté : les enregistrements, les départs, les dépôts de colis, jusqu’à la réclamation d’un colis par son destinataire. Les exports Excel et CSV sont sur l’écran même. Quand un donneur d’ordre demande « la liste des personnes extérieures présentes sur site la semaine dernière », la réponse est un export, pas trois jours de reconstitution. C’est ce déroulé complet, du premier scan au journal, que décrit l’étude de cas Glovo.
Deux passages suivent leur propre chemin dans ce même journal. Le livreur dépose et repart : son passage se trace en quelques secondes, voir la gestion des livraisons. Le prestataire intervient sur site et relève d’un cadre de sécurité particulier, voir la gestion des prestataires.
Le volet conformité
La conformité est ici la configuration par défaut. Concrètement :
- Chaque visiteur ne voit que sa propre saisie. La divulgation aux autres visiteurs, principal défaut du cahier posé sur le comptoir, disparaît par construction.
- Les données de votre entreprise sont cloisonnées en profondeur, pas seulement à l’écran.
- Les accès de vos équipes sont limités par rôle, et chaque action sensible se trace dans le journal conservé.
- L’historique d’une personne s’extrait en quelques secondes, ce qui rend une demande de droit d’accès traitable dans les délais.
Notre propre démarche est détaillée sur la page conformité CNDP. Rappel utile : c’est votre entreprise, pas l’éditeur, qui reste responsable de traitement et doit déclarer son registre à la CNDP. Le guide du registre des visiteurs liste les données à collecter, et surtout celles à laisser de côté.
Pour qui c’est fait
entrer.ma s’adresse aux entreprises marocaines qui reçoivent régulièrement des visiteurs sur un site : sièges sociaux, plateformes logistiques, sites industriels, cliniques, bureaux d’études. Le point commun n’est pas la taille, c’est l’exigence : un donneur d’ordre, un auditeur ou un assureur qui demande comment les accès sont maîtrisés, et à qui il faut répondre avec une preuve plutôt qu’une promesse.
Si votre sujet est d’abord l’expérience à l’entrée, badges, file d’attente, première impression, la page accueil des visiteurs le traite en détail. Et pour voir le produit avant de décider, la démonstration est ouverte : écrivez à contact@entrer.ma.
Questions fréquentes
Le visiteur doit-il installer une application ?
Non. Le visiteur scanne un QR code affiché à l’entrée ou utilise la tablette posée à l’accueil, puis remplit un court formulaire dans le navigateur de son téléphone. Rien à télécharger, aucun compte à créer, et à sa visite suivante le registre le reconnaît déjà.
Combien de temps prend la mise en place ?
Une journée suffit dans la plupart des cas : on décrit le site, ses zones et ses points d’accès, on imprime les QR codes et on les affiche aux entrées. Les visiteurs s’enregistrent dès le premier scan, et le cahier papier peut s’arrêter du jour au lendemain.
Où sont hébergées les données ?
Dans l’Union européenne, chiffrées au repos comme en transit. Ce lieu d’hébergement est l’une des rubriques à renseigner lors de la déclaration du traitement, décrite dans notre guide de la déclaration CNDP. Votre entreprise reste responsable de traitement au sens de la loi 09-08.
Le registre est-il conforme à la loi 09-08 ?
Le registre applique les principes de la loi par construction : collecte limitée à ce qui sert la visite, confidentialité entre visiteurs, accès internes limités par rôle et tracés, historique d’une personne extractible en quelques secondes. La déclaration à la CNDP reste une formalité à accomplir par votre entreprise, en tant que responsable de traitement.
Que se passe-t-il si personne ne tient l’accueil en permanence ?
C’est précisément le cas d’usage du QR code et du mode kiosque : le visiteur s’enregistre seul et la personne visitée est prévenue directement. Le registre reste juste même quand le poste d’accueil est vide, et l’agent retrouve la liste complète des passages à son retour.
Peut-on voir le produit avant de décider ?
Oui, la démonstration est ouverte : écrivez à contact@entrer.ma pour recevoir un accès à un environnement rempli de données de démonstration, celui-là même dont sont tirées les captures de cette page. Vous y déroulez une visite complète, du scan du QR code à l’export du journal.