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Une réunion Zoom se planifie presque toujours dans un agenda. C'est cette invitation qui annonce à l'accueil les participants qui viendront sur place, pendant que les autres se connectent à distance.
En bref
Planifiez votre réunion Zoom depuis votre agenda et ajoutez l’adresse de réception de votre site aux participants. Ceux qui viendront sur place sont attendus à l’accueil, avec leur nom, leur société et l’heure prévue.
Le problème des réunions hybrides
Depuis que les réunions mêlent présence et distance, l’accueil ne sait plus qui attendre. Une invitation compte douze participants, trois se déplacent, et personne à la réception n’a l’information.
Le résultat est toujours le même : les trois personnes qui se déplacent arrivent sans être annoncées, et l’agent passe dix minutes à retrouver qui les reçoit.
Comment l’activer
- Planifiez la réunion Zoom depuis Google Agenda ou Outlook, ce que fait déjà le module Zoom de ces agendas.
- Ajoutez l’adresse de réception de votre site aux participants.
- Envoyez.
Pour les réunions vraiment hybrides
Si la moitié de vos invités se connecte, envoyez deux invitations : une pour les participants à distance, une pour ceux qui se déplacent, celle-ci portant l’adresse de réception. L’accueil n’attend alors que les personnes qui viennent réellement, et le registre reste juste.
Pourquoi ça passe par l’agenda
C’est l’invitation d’agenda qui travaille. Elle est standard, elle existe déjà dans votre organisation, et elle contient exactement ce dont l’accueil a besoin : l’organisateur, les participants, l’horaire et l’objet.
Cette voie a un avantage concret sur un connecteur classique : elle s’active sans autorisation sur votre compte Zoom, donc sans arbitrage informatique ni délai de déploiement. Vous obtenez le même résultat à l’accueil, disponible aujourd’hui, et vous gardez la maîtrise de ce qui est partagé réunion par réunion.
Questions fréquentes
entrer.ma est-il connecté à l’API Zoom ?
L'intégration passe par l'invitation d'agenda que Zoom génère lorsque vous planifiez la réunion depuis Google Agenda ou Outlook. C'est cette invitation qui annonce la visite à l'accueil, et elle s'active sans autorisation sur votre compte Zoom.
Comment distinguer ceux qui viennent sur place de ceux qui se connectent ?
L'invitation ne le dit pas, et aucun agenda ne le dit. En pratique, deux approches fonctionnent : envoyer une invitation distincte aux participants présents sur site, ou laisser l'accueil enregistrer les arrivées réelles, la visite attendue servant simplement de préavis.
Le lien de réunion est-il enregistré dans le registre ?
Le registre retient ce qui sert l'accueil : qui vient, pour voir qui, à quelle heure. Le lien de visioconférence reste dans votre agenda, ce qui allège d'autant les données à protéger et à justifier auprès de la CNDP.