Ce qui change dans entrer.ma, lot par lot. Nous publions aussi les décisions de conception, y compris celles qui reviennent sur un choix précédent.
Vos invitations d’agenda deviennent des visites
Une invitation Google Agenda, Outlook, Teams ou Zoom transférée à l'accueil crée la visite, avec ses participants, sa date et son objet.
Emails
Agenda
Visites
L’invitation suffit. L'employé transfère son invitation d'agenda à l'adresse de l'accueil. Les invités externes deviennent les visiteurs attendus, la date et l'objet sont repris tels quels.
Les mises à jour suivent. Un rendez-vous déplacé ou annulé dans l'agenda met la visite à jour. Le registre reste juste sans que personne ait à y penser.
Vos collègues ne deviennent pas des visiteurs. Les participants qui font partie de vos employés sont reconnus comme tels. Seules les personnes extérieures sont attendues à l'accueil.
Annoncer un visiteur, c’est écrire un email
Vos employés annoncent leurs visiteurs par email, en langage courant. Le nom, la société, la date et l'objet en sont extraits et la visite se crée.
Emails
Visites
Accueil
Rien de nouveau à apprendre. Un employé écrit à l'accueil comme il l'aurait fait à un collègue. Le visiteur attendu apparaît sur le tableau de l'agent, sans que personne ouvre un formulaire.
La société se devine du domaine. Quand le message cite l'adresse du visiteur, sa société est reprise de son domaine, ce qui évite de la redemander.
Un doublon reste un seul visiteur. Deux messages qui annoncent la même personne pour le même rendez-vous ne créent pas deux visites.
Gérer son équipe, et entendre les arrivées
Les employés se modifient, s'activent et se retirent depuis les réglages. Et une nouvelle visite se signale à l'accueil par un son et un surlignage.
Employés
Accueil
Réglages
L’équipe se tient à jour. Vous modifiez un employé, le désactivez le temps d'une absence ou le retirez. Ses visites passées restent au registre.
Un carillon pour les nouvelles arrivées. Quand une visite apparaît sur le tableau, un son discret et un surlignage la signalent. L'agent n'a pas besoin de fixer l'écran.
L’hôte est prévenu à l’entrée. Dès que l'agent constate l'arrivée, la personne visitée reçoit son message. Le délai entre le comptoir et le bureau se réduit à la marche.
Le visiteur sans rendez-vous, la photo et la liste noire
Tout le monde n'arrive pas annoncé. L'agent enregistre une visite au comptoir en quelques champs, prend la photo, et signale une personne depuis sa fiche.
Accueil
Visiteurs
Sécurité
Le tableau du jour. Chaque carte porte l’état de la visite, de l’attente à la sortie.
Une visite au comptoir, en quelques champs. L'agent saisit le visiteur qui se présente sans avoir été annoncé, avec la personne qu'il vient voir et l'objet de sa venue.
La photo se prend sur place. La photo du visiteur se prend depuis l'écran de l'accueil, ou se choisit dans la galerie de l'appareil.
Signaler quelqu’un depuis sa fiche. Une personne dont le comportement pose problème se place en liste noire directement depuis sa fiche, avec le motif.
Faire avancer une visite d’un geste. Sur écran tactile, un appui long fait passer une visite de l'attente à l'entrée puis à la sortie, sans chercher de bouton.
La première version d’entrer.ma
Un poste d'accueil, un tableau des visiteurs du jour, un registre horodaté et l'organisation de vos sites. C'est le socle sur lequel tout le reste s'est construit.
Mise en service
Accueil
Registre
Les réglages d’une société : son identité, ses sites, ses points d’accès et ses préférences.
Le tableau du jour. Les visiteurs attendus, présents et repartis, sur un seul écran tenu à jour en direct pour tous les postes d'un même accueil.
Un registre horodaté. Chaque entrée et chaque sortie est enregistrée avec son heure et la personne qui l'a constatée. C'est la mémoire de l'accueil.
Vos sites et vos points d’accès. Société, sites, zones et points d'accès se décrivent une fois, et tout le reste s'y rattache. Une personne ne voit que le périmètre qui la concerne.